Возврат денег покупателю через онлайн‑кассу

Когда нужно выбивать возвратный чек

Как было раньше. На старых аппаратах кассир пробивал чек при возврате товара лишь в том случае, если покупатель возвращал его в день покупки. В иных случаях составлялось заявление на возврат с указанием личных данных покупателя. Деньги ему возвращались не из ящика кассового аппарата, а из наличных средств организации. При этом составлялся расходный кассовый ордер.

Как стало. С 1 июля 2017 года все субъекты, применяющие кассовые аппараты, используют современные онлайн-кассы, оборудованные фискальными накопителями. Их введение поменяло многие правила, в том числе относящиеся и возврату товара.

Теперь чек выбивается и в том случае, когда товар возвращается не в день покупки. То есть, даже если покупатель вернул товар на следующий день или позже, кассир возвращает ему денежные средства из ящика кассового аппарата.

Особенности чека на возврат

Поправки в закон о ККТ ввели понятие чек коррекции. В связи с этим некоторые продавцы решили, что он будет применяться при возврате. Однако это не так. Чек коррекции никак не связан с возвратом покупателю денежных средств. Он выбивается тогда, когда кассир по какой-то причине не выбил фискальный документ сразу или сформировал его с ошибкой. Чек коррекции может быть выбит и на реализацию товара, и на его возврат — в зависимости от того, в какую операцию вкралась ошибка.

В случае же, когда покупателю возвращаются денежные средства из кассы, нужно выбивать обычный чек, но с признаком «возврат прихода». В зависимости от того, в какой день покупатель вернул товар, будут различаться и действия кассира:

• если в тот же день, то кассир просто выбивает чек с признаком «возврат прихода», а онлайн-касса передает эти сведения ФНС.
• если в другой день, то кассир должен отыскать нужную смену в памяти ККТ (она хранит информацию за последние 14 дней), найти чек, которым оформлялась реализация возвращаемого товара, и сделать его возврат (чек с признаком «возврат прихода» будет сформирован и передан в ФНС).

Документальное оформление

Раньше при возврате денежных средств продавец составлял Акт о возврате по форме КМ-3. Больше эту форму заполнять не нужно. Она и прочие формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, были отменены, поскольку не относятся к законодательству о применении ККТ.

Сотрудники магазина должны задокументировать все действия, чтобы у налоговой при проверке не возникло никаких претензий.

При оформлении возврата товара потребуются следующие документы:

1. Заявление от покупателя.
2. Расходный кассовый ордер.
3. Копия чека о приобретении товара или оригинал, если он не нужен покупателю.
4. Возвратная накладная или акт передачи товара.

Последние два документа списка оформляются в произвольной форме или на любых стандартных бланках. Их функция – получить роспись покупателя о получении денег и подтвердить физическое перемещение товара на склад.

Отметим, что на РКО обязательно проставляется подпись покупателя. Таким образом, применение ордера дополнительно защитит интересы хозяйствующего субъекта на случай последующих попыток тех или иных лиц вернуть товар повторно (или произвести иные неправомерные действия).

Оформление возврата на карту

Может случиться, что клиент изначально оплатил товар картой и при возврате продукции хочет, чтобы деньги перечислили на банковский счет. В законодательстве специальных упоминаний о такой ситуации нет. Вариантом решения проблемы является упоминание клиентом в заявлении требования о перечислении денег на карточный счет. При этом перечисляются его реквизиты.

Желание клиента получить деньги безналичным путем не освобождает от необходимости выдать ему кассовый чек типа «Возврат прихода». При этом в документе указывается, что возврат производится безналичным путем. Это позволит избежать кассового разрыва при формировании отчетов в конце смены.

Законодатели постарались сделать возврат средств за товар с помощью онлайн-касс максимально простым как для кассира, так и для покупателя. Не обходится этот процесс и без документальных формальностей. Но зная их правила, вернуть клиенту деньги можно быстро и беспроблемно.